‘스마트워킹’에 대한 논의가 많다. 업무 활용부터 개인적으로 활용하는 부분까지, 다양한 영역에서 스마트 워킹에 대한 관심이 뜨겁다. 이러한 관심은 스마트폰, 태블릿 등 스마트 디바이스의 보급과 함께 성장했는데 여기에 클라우드 서비스가 같이 맞물리면서 더욱 강한 존재감을 얻고 있다. 스마트워킹은 ‘클라우드’와 ‘스마트디바이스’를 두고 있다. USB가 없어도 언제든 파일을 가져올 수 있고, PC나 랩탑이 없어도 파일을 열어보거나 수정할 수 있는 등 ‘언제 어디서나 자유롭게 일할 수 있는’ 환경을 만들어주는 것이 특징이다. USB나 외장하드를 두고와 낭패를 봤던 경험이 있는 직장인, 이동중 파일 하나를 확인하기 위해 중간에 멈추고 PC방에 들러야 했던 경험을 해본 사람들이라면 누구나 관심을 가질 만한 일이다.생각보다 간단한(?) 스마트워킹에 대한 정의와는 달리, 현실의 우리 모습은 조금 다르다. 우리는 스마트워킹에 대한 환상을 그대로 구현하지 못한 채 아직도 과거 그대로의 업무스타일을 유지하는 사람들이 대부분이기 때문이다. 물론 회사자체에서 보안을 이유로 클라우드 서비스를 막아버린 답답한 경우라면 쉽게 극복하기 어렵겠지만, 대기업이 아닌 1인 기업이나 스타트업 쪽에서는 스마트워킹을 적극 활용할 만함에도 그렇지 못한 경우들이 있어 안타깝다. 그래서 오늘은 별다른 내용은 아니지만 개인적으로 활용하는 스마트워킹 이야기를 해볼까 한다.

인스타페이퍼로 읽고, 에버노트로 기록하며, 드롭박스로 저장하라
스마트워킹에 대해 앞서 이리저리 떠들었지만 나라고 해서 특별히 이것을 잘하는 건 아니다. 그냥 작은 커뮤니케이션 회사를 운영하는 입장에서 작게나마 어떻게 활용하고 있는지를 소개해볼까 한다. 개인사례 중심이니 큰 도움은 안될지 모르겠지만 작은 기업에서의 스마트워킹, 혹은 개인의 스마트워킹을 고민하는 분이라면 한번쯤 참고해봐도 좋을 것이다. 내가 활용하는 스마트워킹은 크게 세가지 앱으로 이루어진다. 인스타페이퍼(Instapaper)와 에버노트(Evernote), 그리고 드롭박스(Dropbox)가 그것이다. 이 글의 소제목처럼 ‘인스타페이퍼로 읽고, 에버노트로 기록하며, 드롭박스로 저장’하는 것이 내가 움직이는 스마트워킹의 핵심이다.


1. 인스타페이퍼 :: 몽땅 모은 뒤 차분히 읽기
소셜미디어 커뮤니케이션 기업을 운영하다보니 여러 정보를 수집할 일이 많다. 일단 나는 모든 정보를 인스타페이퍼에 기록한다. 크롬 브라우저에 인스타페이퍼 플러그인을 설치한 뒤, 관련 정보를 찾아 웹서핑을 한다. 괜찮은 자료다 싶으면 꼼꼼히 읽지 않고 인스타페이퍼로 보내 저장한다. 일단 몽땅 저장하고 나중에 옥석을 추려내는 것이 시간을 절약하는 방법 중 하나다. 온라인 뉴스나 RSS피드도 마찬가지다. 네이버 뉴스스탠드에서 마음에 드는 뉴스들을 클릭해 창을 띄운 뒤, 인스타페이퍼로 보내고, 구글리더 역시 마찬가지로 제목 정도만 훑어보고 인스타페이퍼에 저장한다.

저장한 뉴스들은 여유가 있을때 한번에 읽는다. 개인적으로는 자료를 찾는 도중에 콘텐츠를 읽는 것이 매우 불편하다. 뭔가 쫓기는 느낌이 들고 시간에 쫓기는 느낌이 들기 때문이다. 차분하게 앉아 시간을 내 읽는 것이 마음도 편하고 판단력도 흐려지지 않는다는게 내 생각이다. 인스타페이퍼는 웹에선 공짜고 모바일 앱에선 유료다. 일단 나는 내가 사용하는 아이패드 미니와 안드로이드 휴대폰에 유료 앱을 깔았다. 그리고 언제 어디서든 시간이 날 때 콘텐츠를 확인한다. 필요한 내용이 있으면 저장한다.


2. 에버노트 :: 인스타페이퍼 연동으로 ‘Like’ 하나면 저장 끝!
인스타페이퍼는 Read Later앱이기 때문에 모아 놓는 기능은 하지만 자체적으로 저장하는 기능은 약하다. 아카이브 기능이 있긴 하지만 여러모로 타 서비스에 비해 그리 유용하지 않다. 그래서 나는 에버노트를 사용한다.

모든 것을 기록하는 앱인 에버노트는 ‘제2의 두뇌’라는 별명처럼 거의 모든 자료를 저장해주는 유용한 앱이다. 월 60MB만 넘지 않으면 평생 무료다. 누적데이터에 대한 과금도 없다. (나는 유료로 사용중이다) 인스타페이퍼 사이트에 접속해 에버노트 연동을 설정하면 인스타페이퍼의 자료들을 쉽게 에버노트로 보낼 수 있다.

에버노트로 자료를 보내는 방법 또한 간단하다. 인스타페이퍼 구독시 노출되는 하트모양의 ‘Like’ 버튼을 누르면 저장 끝이다. 가끔 에러가 나는 경우도 있어 100% 안정적이진 않지만 인스타페이퍼로 읽으면서 쉽게 저장할 수 있다는 점이 매력적이다. 에버노트의 저장능력과 검색능력은 익히 알려져 있다. 태그와 제목, 본문 등을 잘 설정해놓으면 원하는 자료를 금새 언제든지 찾아낼 수 있다. 나같은 경우는 중요한 회계서류나 회의록, 직원 업무관리 자료까지 에버노트에 저장해 놓는다. 용량이 크지 않다면 파일첨부까지 가능해 무척이나 유용하다. 인스타페이퍼로 골라낸 자료를 에버노트에 저장해놓으니 활용하기가 편하다. 특히 프로젝트나 주제 중심으로 노트북을 설정해 자료들을 묶어 놓으면 폴더 안에 자료를 넣어놓은 것처럼 든든하다.


3. 드롭박스 :: 형식에 구애받지 않는 최고의 협업툴
‘읽고 기록하기’가 인스타페이퍼+에버노트 조합의 활용법이라면 드롭박스는 ‘협업하며 저장하기’ 툴이다. 나같은 경우는 동료들과 함께 드롭박스 공유를 통해 프로젝트 파일들을 동시에 관리하고 있다. 연 10만원정도 되는 유료 계정도 기꺼이 활용하고 있다. 드롭박스를 활용하면 폴더 위치가 동료들간에 동일하기 때문에 파일 내용을 설명하기가 쉽다. 제안서나 보고자료 정리 등은 드롭박스 위에 올려놓고 실시간 동기화 시키며 이용하면 실시간 협업이 가능하다.

유료 계정으로 전환하면 100기가 정도의 용량이 지원되는데, 이정도면 웬만한 프로젝트 파일은 모든 드롭박스에서 공유할 수 있다. 영상이나 고해상도 사진과 같은 자료가 많지 않다면 드롭박스만 가지고도 하드디스크를 대체할 수 있다. 모바일 앱으로 파일을 열고 수정할 수 있는 것은 기본이다. 드롭박스앱은 온오프라인 모두 무료다. 용량에 따른 결제만 존재한다.이와 비슷한 서비스로는 다음클라우드와 네이버N드라이브가 있다. 모두 비슷한 시스템이지만 나는 드롭박스가 가장 편하다. 속도도 빠르고 안정적이다. 더구나 수정된 파일을 타임머신 기능처럼 복원할 수 있어 무척이나 유용하다.


몇가지 서비스만으로도 일의 능률이 달라진다
거창하게 ‘스마트워킹’이라 이야기했지만, 사실 클라우드 서비스를 약간 활용하는 것에 불과하다. 그러나 이 작은 변화에도 일의 능률은 크게 달라질 수 있다. 적어도 나의 경우만 해도 USB를 사용하는 일이 극히 드물어졌으며, 서로의 일정이나 정보 수집 등을 공유하기도 쉬워졌다. 그리고 콘텐츠를 짧은 시간안에 접해야 한다는 강박 또한 사라졌다. 인스타페이퍼와 에버노트, 드롭박스 이 세가지 서비스 덕분이다. 아직도 스마트워킹, 혹은 클라우드 서비스 활용법은 무궁무진하게 남았다. 아직 잘 모르고 있고 활용하지 못하는 서비스도 많다.

그러나 아직 스마트워킹, 클라우드 서비스를 전혀 모르는 이들이라면 나처럼 이 세 가지 서비스만이라도 적극 활용해보라 권하고 싶다. 스마트한 시대, 점점 도구는 더 쉽고 편리해진다. 그 도구를 어떻게 사용하느냐가 일의 능률을 결정짓는다. 어차피 해야 할 일이라면 좀 더 편하고 효율적이면 좋지 않겠는가. ‘스마트워킹’이란 우리의 일을 같은 일이라도 ‘보다 쉽게’ 만들어주는 것이니 말이다.